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ERP de scolarité pour l’enseignement supérieur. Conçu, développé et hébergé en France.

Tous les contrats d’intervenants validés dans le mois suivant le début du semestre

Publié le · Propos recueillis auprès de Pierre-Antoine Guitteny, directeur des études et directeur du CFA

Pierre-Antoine Guitteny Directeur des études et directeur du CFA
Type d’établissement
École d’ingénieurs et CFA
Apprenants
Près de 450
Périmètre
Toutes les formations et tous les campus
Modules déployés
Planification, scolarité, finance, relations entreprises
Campus
Nantes, Bordeaux et Lyon

L’École Supérieure du Bois est une école d’ingénieurs qui porte aussi un CFA. Elle a remplacé un outil devenu obsolète et sans maintenance par Aimaira, déployé d’abord sur un périmètre réduit puis sur l’ensemble de ses formations.

Le défi

Un outil obsolète, difficile à utiliser et sans maintenance, une planification chaotique et des contrats d’intervenants longs à valider.

La solution

Un premier périmètre testé avant l’extension, des processus adaptés progressivement, et une équipe projet Aimaira aux côtés de l’école de bout en bout.

Le périmètre

Planification, scolarité, finance, contrats d’intervenants et relations entreprises, avec la gestion des salles et l’affichage dynamique des plannings.

Les résultats

Tous les contrats d’intervenants validés dans le mois suivant le début du semestre, et un temps considérable gagné sur l’administratif.

Comment ça s’est passé

  1. 01

    Périmètre réduit d’abord

    Un premier périmètre a été testé avant d’étendre l’usage à l’ensemble des formations et des campus. Cette approche a permis aux équipes de monter en compétence rapidement.

  2. 02

    Adaptation des processus

    Les processus de l’école ont été adaptés progressivement à la solution, plutôt que reproduits à l’identique.

  3. 03

    Accompagnement en binôme

    Une équipe projet Aimaira a suivi le déploiement de bout en bout. L’école remercie nommément Laura et Bardya.

  4. 04

    Extension continue

    La gestion des relations entreprises est en cours de finalisation ; la gestion des salles et l’affichage dynamique des plannings ont été intégrés.

Ce qui a changé au quotidien

01

Planification

La planification pédagogique est entièrement gérée dans l’outil : maquettes structurées, emplois du temps optimisés. « Nous avons une vision claire et un contrôle optimisé, ce qui facilite la vie des enseignants comme des étudiants. »

02

Scolarité

Admissions, inscriptions et progression des apprenants sont suivies sur le même dossier, tout au long du parcours.

03

Finance

Paiements, facturation et échanges avec les partenaires financiers sont gérés dans la solution.

04

Relations entreprises

Le module est en cours de finalisation, pour fluidifier les échanges avec les entreprises partenaires.

05

Contrats d’intervenants

Le circuit de validation est tenu dans l’outil : tous les contrats sont validés dans le mois suivant le début du semestre.

06

Vie du campus

Les plannings sont diffusés en temps réel sur les écrans des locaux, via la gestion des salles et l’affichage dynamique.

Dans leurs mots

L’outil que nous utilisions était devenu obsolète, difficile à utiliser et ne bénéficiait plus de maintenance.
Pierre-Antoine GuittenyDirecteur des études et directeur du CFA, École Supérieure du Bois
Avant, un intervenant pouvait attendre longtemps avant d’avoir son contrat validé et signé. Aujourd’hui, tous les contrats sont validés dans le mois suivant le début du semestre.
Pierre-Antoine GuittenyDirecteur des études et directeur du CFA, École Supérieure du Bois
L’outil nous a permis de gagner un temps considérable en optimisant les processus administratifs et pédagogiques.
Pierre-Antoine GuittenyDirecteur des études et directeur du CFA, École Supérieure du Bois

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