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ERP de scolarité pour l’enseignement supérieur. Conçu, développé et hébergé en France.

Sept modules métier en service, activés au fur et à mesure de la construction de l’école

Publié le · Propos recueillis auprès de Fabien Carlier, directeur informatique et patrimoine

Fabien Carlier Directeur informatique et patrimoine
Type d’établissement
École d’IA et de data
Apprenants
Environ 600
Campus
Paris Region et Nice Côte d’Azur
Univers métier utilisés
Sept
Depuis
2020, année de création

aivancity, School of AI & Data for Business & Society, est une école d’intelligence artificielle et de data créée en 2020, avec des campus en Paris Region et à Nice Côte d’Azur. Aimaira l’accompagne depuis sa création : tous les services de l’école travaillent aujourd’hui dans le même ERP.

Le défi

Une école qui se créait, sans outil à remplacer, avec une croissance rapide à absorber. Il fallait un socle capable de tout centraliser dès la première campagne d’admission.

La solution

Un partenaire plus qu’un logiciel : un chef de projet dédié, des modules activés au rythme de la construction de l’école, et une synchronisation avec HubSpot pour relier prospection et inscription.

Le périmètre

Sept modules métier utilisés par tous les services : admissions, planification, gestion des étudiants, facturation, suivi des enseignants et relations entreprises.

Les résultats

Un référentiel unique, sans ressaisie ni consolidation manuelle, et une vision complète des processus. « C’est notre colonne vertébrale. »

Comment ça s’est passé

  1. 01

    Cadrage avec un chef de projet dédié

    Un interlocuteur unique côté Aimaira, qui a repris les enjeux d’une école sans historique de données à reprendre.

  2. 02

    Activation progressive des univers

    Chaque module a été mis en service au moment où le besoin opérationnel apparaissait, en suivant le rythme de déploiement de l’école.

  3. 03

    Mise en service

    Démarrage dès 2020, sur la première campagne de candidature et de sélection de l’école.

  4. 04

    Interopérabilité

    Synchronisation avec le CRM HubSpot, puis ouverture aux autres briques de l’écosystème digital de l’école.

Ce qui a changé au quotidien

01

Admissions

Candidature, sélection et inscription s’enchaînent dans le même référentiel. La synchronisation avec HubSpot aligne le suivi des leads et les parcours d’inscription : le passage du prospect à l’étudiant inscrit se fait sans rupture de données.

02

Scolarité

Les modules Académie et Planification couvrent la gestion des étudiants, des emplois du temps et du suivi des enseignants.

03

Finance

La facturation s’appuie sur le même dossier que l’inscription, sans ressaisie entre les services.

04

Relations entreprises

Les conventions de stage et le suivi des partenaires sont gérés dans l’outil et accessibles aux apprenants depuis leur intranet.

05

Apprenants

Un intranet intégré leur donne accès à leurs notes, emplois du temps, conventions de stage et documents officiels, en autonomie.

06

Direction

Un référentiel unique, accessible sur site comme à distance en SaaS, donne une vision complète des processus sans consolidation manuelle.

Dans leurs mots

On ne cherchait pas qu’un logiciel ; on cherchait un partenaire capable de comprendre notre projet, de s’adapter à notre rythme, et d’évoluer avec nous.
Fabien CarlierDirecteur informatique et patrimoine, aivancity
Aujourd’hui, AIMAIRA est au cœur du fonctionnement d’aivancity. Tous les services l’utilisent : admissions, planning, gestion des étudiants, facturation, suivi des enseignants. C’est notre colonne vertébrale.
Fabien CarlierDirecteur informatique et patrimoine, aivancity
Sans hésiter : la centralisation des données. C’est ce qui nous permet d’avoir une vision complète et fiable de nos processus, sans ressaisies, sans erreurs.
Fabien CarlierDirecteur informatique et patrimoine, aivancity

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