La gestion de projet : un élément clé de votre réussite

Pour qu’un projet ERP réussisse, 3 composantes sont à prendre en compte : le technique, le fonctionnel et l’organisationnel. Pour résumer on peut dire que le projet ERP sera un succès si vous avez :

  • Une bonne solution : la couverture fonctionnelle doit être maximale sans nécessiter de développements sur mesure. Avec aimaira, le risque est minimisé car aimaira ne travaille qu’avec l’enseignement supérieur dont les besoins sont similaires.
  • Une bonne gestion de projet : le rôle des accompagnants est primordial ainsi que la constitution d’une équipe restreinte agile chez le client. En effet, les projets ont besoin d’être menés de façon dynamique pour avoir une chance d’aboutir.
  • Une bonne utilisation : il faut s’assurer à tout moment que la solution est suffisamment comprise par les équipes, que les process sont fluides. Il est parfois nécessaire de modifier en amont les process pour faciliter les échanges d’information.

L’objectif d’un projet ERP est qu’une masse critique d’utilisateurs utilise toutes les potentialités du nouvel outil.

La bonne solution

Couverture fonctionnelle
Ergonomie
Technologie évolutive

La bonne gestion de projet

Accompagnants experts du métier
Maîtrise des coûts et délais

La bonne utilisation

Adoption par les utilisateurs
Utilisation des process dans l’ensemble
Utilisation des process et workflow standard

Par où commencer ?

Une bonne gestion de projet s’appuie sur une méthodologie commune éprouvée tout en délivrant une solution sur mesure pour le client. Pour cela, les dimensions humaine et organisationnelle doivent être prises en compte tout au long du projet. C’est précisément le rôle de nos accompagnants qui viennent tous du monde de l’enseignement supérieur et qui ont tous déployé dans un établissement aimaira ou un ERP tel qu’aimaira.

Stratégie de déploiement

Quand un établissement souhaite se doter d’un ERP, il existe plusieurs stratégies de déploiement :

  • Le big bang : la mise en production se fait sur tous les fronts en une fois.
  • Le roll out : la mise en production se fait d’abord sur un site pilote puis sur les autres.
  • Module par module : la mise en production se fait sur les sujets les plus problématiques, là où le retour sur investissement se fera le plus rapidement.

Ce que nous préconisons

Cette dernière méthode est la nôtre. Notre fonctionnement agile nous conduit à privilégier la rapidité pour gagner la confiance et casser l’image de projets lourds et lointains. Nous recherchons non pas à révolutionner les modes de gestion d’un établissement mais à commencer rapidement par ce qui est le plus problématique.

Les modules Candidature et Inscription / Finance sont plébiscités : ils se déploient facilement sans remettre en cause l’ensemble des process et apportent un réel soutien aux équipes grâce à une dématérialisation complète de bout en bout. Fort de ce premier succès, le reste suit facilement.

aimaira expert mais avec des méthodes différentes

Se comprendre est l’élément essentiel pour mener à bien un projet de mise en place d’ERP. En effet, comprendre vos enjeux, partager vos process, faciliter votre travail au quotidien n’est pas aisé. Il faut avoir acquis une compréhension profonde du métier de l’enseignement supérieur mais également savoir les traduire en informatique. C’est pourquoi, nos experts ont été recrutés pour les qualités essentielles suivantes :

  • Une parfaite connaissance du secteur de l’enseignement supérieur
  • Une parfaite maîtrise de la conduite de projets informatiques structurants
Méthode standardMéthode aimaira
Dynamique de projetContractuelle avec pénalitésCollaboratif avec 1 seul interlocuteur dédié
PlanificationJalons et étapes strictes donnant lieu à des livrables et une facturationLivraison hebdomadaire
ChangementsCahier des charges détaillé et figéPas de cahier des charges mais plutôt travail sur spécificité pour définir si à maintenir ou non
IndicateursRespect délai, budget, périmètre de départRapidité de mise en place et de prise en main – Nombre d’utilisateurs satisfaits
OutilsDocumentation volumineuseOutils collaboratifs et accompagnants sur la formation

Comment gérer le changement ?

Le succès du déploiement d’un ERP au sein d’un établissement d’enseignement supérieur dépend très largement de l’adoption de celui-ci par le maximum d’utilisateurs. Il est donc très important d’emporter l’adhésion d’un très grand nombre rapidement pour créer une dynamique du changement.

Chez aimaira nous cumulons le métier d’éditeur et d’intégrateur et nous pensons que la conduite du changement est un élément clé pour la réussite de tous projets numériques structurants. Notre méthodologie tourne autour de 2 axes :

  • L’information
  • La formation et les outils de communication

 

La direction doit constamment réitérer son implication dans l’avancement du projet en communiquant sur l’importance et les bénéfices attendus. De même chaque avancée doit être communiquée au plus grand nombre pour consolider la confiance des utilisateurs dans le choix de la solution.
Pour s’assurer de la diffusion de l’information auprès du plus grand nombre, des outils classiques de communication peuvent être utilisés (intranet, email d’information, sondage, etc…).

L'information

Le caractère anxiogène d’un projet ERP peut être levé si une communication fréquente, transparente et exhaustive est réalisée autour du projet. Bien souvent les équipes projet portent leur attention sur le projet en lui-même et non sur des moyens d’en augmenter l’adoption par les utilisateurs. Aussi l’information est une étape fondamentale. La 1ère étape est de nommer le projet et de communiquer sur le pourquoi du projet :

  • Pourquoi fait-on ce projet ? quels sont les bénéfices attendus ? Comment va-t-on évaluer le succès du projet ?
  • Qui est concerné par le projet en interne ? Qui en sont les référents / les key users ? Qui sont les différents intervenants externes (éditeurs, consultants, etc…) ? L’accessibilité à l’équipe projet est importante et le rappel des coordonnées et du mode de communication privilégiée doit apparaitre clairement.
  • Quel est le calendrier prévisionnel de mise en place ? Quelles sont les principales étapes de validation ?

La formation

La formation est le 2ème socle de la conduite du changement : s’assurer que les utilisateurs savent manipuler la nouvelle solution avant la mise en production est primordial. La formation doit privilégier des séances de prise en main pratique. L’utilisation d’une base de pré-production est alors indispensable : cela permet à l’utilisateur avec un jeu de données « réel » de faire des essais sans crainte d’une mauvaise manipulation.

De nombreux supports peuvent être proposés :

  • FAQ
  • Cartographie de process
  • Manuel d’utilisation
  • Des modes opératoires spécifiques
  • Video courte (façon tuto)
  • Le recensement des objections et la réponse

Lionel et Caroline accompagnants chez aimaira vous parlent de leur quotidien

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« Il est courant d’arriver au sein d’équipes opérationnelles qui appréhendent le changement d’ERP. Cela est tout à fait compréhensible puisque changer d’ERP signifie changer d’habitudes, de process, la crainte de perdre certaines fonctionnalités. Tout cela est normal et demande une certaine empathie. Pour ma part j’ai travaillé 10 années au sein d’un établissement d’enseignement supérieur et je comprends les contraintes de mes clients. Ils sont soumis à beaucoup de pression aussi j’accompagne au maximum ce changement en préparant par des séances de formations très pratiques. L’avantage majeur d’aimaira est que le produit à la base a été conçu uniquement pour les établissements d’enseignement supérieur : on parle le même langage et donc je n’ai pas besoin d’expliquer le vocabulaire métier. Cela fait gagner un temps précieux. Par ailleurs la navigation est calquée sur celle de Microsoft, ce qui facilite la prise en main puisque tout le monde est habitué à utiliser les outils bureautiques. »

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« J’ai passé 10 années au service pédagogie de l’INSEEC. Je connais le métier et ses contraintes, ce qui facilite les échanges avec mes clients. Mon objectif principal est de rendre mes clients autonomes rapidement. Pour cela, nous fonctionnons par module. J’explique le principe théorique du fonctionnement de tel processus dans le module Candidature par exemple et puis on passe directement à de la pratique. J’aide la personne à effectuer ses premières actions et nous avançons petit à petit jusqu’à ce que le process complet soit compris. Je laisse toujours un support écrit permettant à la personne de s’y référer à tout moment. Cette démarche d’apprendre en faisant enrichit mes interventions car j’ai vraiment l’impression en partant d’avoir fait évoluer les méthodes de travail. »