L’ESSEC est l’une des plus prestigieuses business schools en France et dans le monde. Elle se classe au rang 4 mondial des Masters in Management (Financial Times). Chaque année, l’ESSEC délivre 2000 diplômes dont 1600 de niveau Master, accueille 5300 apprenants (dont 31% à l’international) sur ses 4 campus (Cergy, Paris-la Défense, Singapour, Rabat). Depuis sa création en 1907, l’ESSEC se caractérise par le goût de l’exigence, la recherche de l’excellence et le refus du conformisme intellectuel. M Jawad Benchikhi, Directeur du Registraire, incarne parfaitement ces valeurs et nous livre son point de vue sur aimaira.

aimaira une solution simple facile à prendre en main

« Notre 1er contact avec aimaira date de novembre 2017 et nous sommes passés en production en quelques mois pour gérer tout le cycle d’inscription de la rentrée 2018/2019 y compris le paiement en ligne du module Finance sur aimaira.
aimaira offre une couverture fonctionnelle très large mais sa force principale réside dans sa simplicité. Tout d’abord c’est la simplicité dans la navigation qui nous a séduit : avec d’autres solutions ERP il faut typiquement 1 à 2 journées de formation pour s’approprier l’ergonomie, la recherche, la navigation ; avec aimaira c’est quasi instantané et intuitif. Cela est également dû à une très bonne connaissance du métier par l’équipe d’aimaira. Par exemple les terminologies utilisées collent parfaitement à notre métier. Enfin cette simplicité se retrouve dans les process eux-mêmes. Cela démontre une bonne appropriation des enjeux des établissements d’enseignement supérieur par l’équipe aimaira.

Le full web indispensable pour évoluer et être ouvert à d'autres applications

Le deuxième atout majeur d’aimaira tient dans sa technologie full web. L’installation d’aimaira a été très rapide dans notre service – Inscription et Finance : pas d’infrastructure, pas d’installation sur les postes clients. On peut s’y connecter de n’importe quel navigateur web. L’interopérabilité avec d’autres solutions complémentaires comme les cartes ISIC ou même dans notre cas avec notre ERP historique a également été primordial.

Une équipe projet restreinte pour plus d'agilité

En ce qui concerne le déploiement, nous avons opté pour la constitution d’une équipe interne restreinte d’experts métier. Ceci nous a permis de maintenir une dynamique de projets très positive : cycles de décisions raccourcis, phases de tests rapides, etc. La conduite du changement a été simplifiée par l’ergonomie intuitive ; les personnes du service se sont approprié les nouveaux outils et process sans problème. aimaira a toujours répondu présent dans un climat de confiance propice à faire avancer les sujets.

Un ROI positif

Aujourd’hui, après quelques mois de recul, nous avons constaté de nombreux gains au niveau du service inscription :

  • Les fonctionnalités métiers nous ont permis d’opérer plus rapidement les tâches récurrentes et manuelles ;
  • Grâce à une parfaite visibilité dans l’Intranet aimaira des documents (attestations, certificats de scolarité), des prestations (frais de scolarité, cotisations), des paiements (par carte bancaire, virement, prélèvement SEPA, etc.) et le relevé financier mis à jour et disponible en temps réel, le nombre de tickets ouverts par les étudiants durant le process d’inscription a été divisé par 2. Et notamment la quasi-totalité des tickets techniques ont disparu : erreur 404, problème de connexion, problème de téléchargement, etc.
  • Les tickets à traiter aujourd’hui sont plus qualitatifs ;
  • Les sollicitations au téléphone ont été divisées par 3 ;
  • Les tableaux de bord disponibles en standard dans aimaira nous ont permis de piloter notre activité en temps réel.

De façon générale on peut estimer que notre gain de productivité a été de plus de 20%. Nous pouvons désormais nous consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée et de développer de nouveaux services pour nos étudiants. »