L’ISC Paris Business School est une grande école de commerce et de management reconnue par l’État et membre de la Conférence des Grandes Ecoles. L’ISC propose des programmes innovants pour soutenir l’épanouissement de ses quelques 2000 étudiants qui s’y pressent chaque année. Delphine Cantat et son équipe sont en charge du service marketing, de la communication et du développement, recouvrant notamment les fonctions  promotion, admission et inscription. Jean-Marie Naas, quant à lui fait partie de la Direction des Systèmes d’informations et est en charge entre autres du déploiement de l’ERP aimaira au sein de l’ISC.

Delphine Cantat nous livre sa vision de la solution aimaira

« Nous utilisons un outil de CRM et nous cherchions à nous interfacer avec un outil ouvert et capable de gérer le processus d’inscription de façon digitalisée de bout en bout. aimaira répond à ces exigences : c’est un outil ouvert grâce à sa technologie full web mais également intuitif et accessible, ce qui est primordial si l’on veut le déployer auprès d’étudiants. Le tout devait être robuste et stable car touchant à un processus clé pour notre groupe. »

Quels sont les bénéfices ?

« Nous n’avons pas encore assez de recul. Il faut avoir géré un cycle complet d’une année pour se rendre compte plus finement mais voici ce qui se dégage dans les grandes lignes

Une meilleure visibilité et un meilleur partage de l’information notamment sur le statut de l’apprenant. La centralisation de l’information ainsi que l’harmonisation de la saisie permettent une vision analytique et progressive du parcours. »

Quel a été le plus gros challenge ?

« Le plus important dans ce type de projet est d’accompagner les équipes d’écouter, de comprendre les besoins « métiers » pour faciliter l’approche et le déploiement du nouveau système. C’est le rôle de notre accompagnant aimaira. Il a passé du temps avec l’équipe pour rassurer et répondre à leurs questions, il a également répondu présent lorsqu’il y avait une urgence. Bref, une grande disponibilité et une approche opérationnelle contribuent au jour le jour à la réussite de ce projet. »

Le point de vue du chef de projet Jean-Marie Naas

Nous avons également demandé à Jean-Marie Naas de nous donner son avis sur aimaira :

« Nous avons déployé les modules Inscription / Finance / Candidature avec aimaira tout en conservant pour l’instant notre ERP historique sur les autres modules. Le module de candidature sur l’ERP actuel ne donnait pas satisfaction et c’est à cette occasion qu’aimaira est rentré dans le groupe ISC. »

Comment procédez-vous pour déployer de nouveaux modules avec succès ?

« Nous privilégions un déploiement module par module car cela permet de nous concentrer sur un périmètre précis et d’obtenir des mises en production plus rapides. Nous co-animons avec aimaira des ateliers sur le recueil de besoins avec les utilisateurs. Les utilisateurs posent toutes les questions et aimaira répond en direct en montrant le mode opératoire. Si un développement est nécessaire, nous connaissons la grande souplesse d’aimaira en la matière : chaque semaine une mise à jour s’effectue de façon transparente pour nous, ce qui permet une grande réactivité par rapport à nos demandes. Bien entendu, cette méthodologie demande beaucoup de temps en interne et en tant que chef de projet je dois comprendre chaque métier et service et m’assurer que les besoins sont bien compris par aimaira. »

Quel est le principal atout d’aimaira ?

« Le principal atout réside dans son ergonomie : la prise en main côté étudiant doit être intuitive sinon les étudiants appellent et monopolisent inutilement les services administratifs. Il faut donc une interface simple ce qui est le cas avec la solution aimaira.

Il en va de même pour l’interface de Back-Office : c’est un point clé pour moi car cela me permet de passer moins de temps à montrer comment utiliser les modules déployés et plus de temps sur le déploiement de nouveaux modules comme les stages. »

Utilisez-vous l’aide en ligne ?

« Nous utilisons l’aide en ligne pour rédiger des modes opératoires spécifiques à l’ISC : par exemple pour une tâche annuelle qui sera forcément oubliée l’année d’après. Nous écrivons les bonnes pratiques pour capitaliser pour le futur. Cela aide également lors d’intégration de nouvelles personnes. »

Utilisez-vous les ODatas ?

« Oui, car cela permet d’extraire en temps réel des données fiables. Ces données sont retravaillées dans Excel sous forme de tableaux actuellement et à terme nous comptons le faire dans un outil de BI plus puissant. »

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