Quel système d’appel choisir qui va correspondre aux souhaits des enseignants, des apprenants et de leurs parents et qui va s’adapter aux demandes évolutives des OPCA ?

C’est la rentrée et comme l’an dernier revient le problème du contrôle de présence des apprenants en cours.

Dans l’enseignement secondaire, les parents des apprenants ont été habitués à apprendre l’absence de leur enfant en temps réel, par la réception d’un SMS et/ou d’un mail.

Ils inscrivent leurs enfants dans votre Ecole et s’attendent à retrouver ce même service.

Seulement le contrôle de présence dans l’enseignement supérieur est bien plus complexe que dans l’enseignement secondaire. Les classes sont composées de groupes modulaires. Les enseignants ont souvent, et c’est souhaitable, une activité professionnelle extérieure qui leur impose des contraintes dont ils ne peuvent se soustraire. Leur cours est plus souvent reporté qu’un cours classique enseigné par un enseignant permanent de l’Ecole. Il est assez difficile d’expliquer cela aux familles pour justifier que la présence en cours dans l’enseignement supérieur est un exercice de haute voltige. De toutes les manières, ils risqueraient de répondre qu’ils sont en droit d’exiger de savoir si leur enfant est présent ou non en cours, vu qu’ils ont choisi votre Ecole pour son excellence.

Les apprenants (terme qui regroupe les étudiants en formation initiale, les apprentis en contrat d’apprentissage et les stagiaires de la formation continue en contrat de professionnalisation ou autre contrat professionnel de formation) quant à eux découvrent la liberté de l’enseignement supérieur et s’octroient à tort le droit d’aller ou non en cours.

Que faire avec les stagiaires ?

Si votre établissement forme des stagiaires en contrat de professionnalisation, vous devez fournir aux OPCA (Organisme Paritaire Collecteur Agréé) les feuilles de présence en cours des apprenants concernés pour pouvoir être rémunéré de leur formation. Récupérer ces feuilles au jour le jour pour tous les stagiaires relève souvent du parcours du combattant. Puis il faut les regrouper par semaine, par mois ou par trimestre, selon le mode de gestion de l’OPCA. C’est un vrai casse-tête. Les OPCA eux-mêmes déplorent ce mode de fonctionnement qui relève de la culture papier et est très lourd en termes de gestion. Ils réfléchissent de leur côté à une dématérialisation des justificatifs de présence pour déclencher le paiement des organismes de formation.

Enfin un contrôle de présence efficace nécessite l’implication du professeur.

Cependant, les professeurs ne veulent pas passer leur temps à faire l’appel. Ils sont là pour transmettre un savoir, pas pour faire garderie…

Le contrôle de présence en cours doit donc être très rapide à effectuer pour le professeur, voire se faire sans le professeur.

aimaira a la solution

aimaira développe un service applicatif disponible en mode SaaS (Software as a Service) qui permet à l’Etablissement deux systèmes d’appel :

  • le professeur clique sur les photos des apprenants pour déclarer leur présence
  • les étudiants badgent à l’aide de leur carte apprenant et de lecteurs installés dans les salles de cours.

Ainsi, l’Etablissement peut décider que le contrôle de présence est effectué par le professeur pour les petits groupes d’apprenants et par le badgeage de la carte apprenant pour les groupes plus importants.

Le système d’appel d’aimaira permet au professeur de signaler le départ anticipé d’un apprenant, ainsi que le motif de ce départ (non retour à la pause, exclusion pour perturbation de la classe, manque de respect, etc.).

Que le pointage soit effectué par le professeur ou par la carte apprenant, l’information de la présence ou de l’absence de l’apprenant est stockée dans aimaira, qui permet l’édition automatique des feuilles de présence, des feuilles d’émargement, des statistiques sur l’absentéisme dans l’Etablissement, etc.

aimaira permet également l’envoi d’un SMS aux parents pour leur signaler l’absence de leur enfant en cours.

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