Calculer le coût complet d’un ERP n’est pas simple ! En effet, comme tout projet structurant et s’étalant dans le temps, il faut recenser l’ensemble des coûts d’achat de prestations ou de matériels nécessaires au projet mais également l’ensemble des coûts en temps passé en interne par vos équipes. De plus, votre ERP, socle de votre système d’information, a une durée de vie en moyenne de plus de 4 ans. Il faut donc également étudier les coûts à chaque phase du projet :

  • la phase de sélection
  • la phase de déploiement
  • la phase d’exploitation

Une comparaison qui se complexifie

Il n’y a pas longtemps, tous les ERP se déployaient « on premise » (c’est-à-dire sur site en français), la comparaison d’une solution à l’autre était donc relativement simple. On calculait le coût d’acquisition des licences, on regardait de près les coûts de maintenance annuelle et éventuellement le coût d’acquisition des logiciels et matériels d’infrastructure et de base de données pour faire tourner l’ERP. Aujourd’hui avec l’arrivée des ERP full web dans le cloud, cet exercice de comparaison est devenu beaucoup plus complexe.

A chaque phase de projets des coûts à analyser

Pour analyser les coûts d’un projet ERP, il faut décortiquer chaque phase du projet :

  • Phase de sélection : c’est une phase que vous pouvez externaliser ou non mais qui générera les mêmes coûts que votre solution soit déployé dans le cloud ou chez vous. En revanche, pour passer à la phase de déploiement, vous serez obligé de procéder à l’achat de licence assez tôt si votre ERP est on-premise.
  • Phase de déploiement : Pour les ERP déployés sur site, cette phase fait l’objet d’une étude approfondie car elle concentre généralement un maximum de coûts. Coûts de licences, coûts des infrastructures matérielles et logicielles (base de données, etc…).
  • Phase d’exploitation : Généralement cette phase est peu prise en compte. Or les coût de mises à jour, des évolutions, ainsi que la maintenance des logiciels d’infrastructure et de l’ERP peuvent s’élever assez rapidement.

SaaS vs On Premise : un modèle différent

L’ERP déployé sur site, vous achetez les licences dès la première année. Vous mobilisez donc votre trésorerie et le coût de votre ERP est une dépense de capital (comme un investissement).

Avec un outil en SaaS, en revanche, vous payez des abonnements, ce qui vous évite de mobiliser votre trésorerie et vous permet de porter le coût de votre ERP en charge d’exploitation et non en dépenses de capital.

Mais l’erreur à ne pas commettre est d’occulter tus les coûts liés à l’exploitation de l’infrastructure matérielle et logicielle.

Pour ne rien oublier et comprendre comment comparer les vrais coûts d’un logiciel SaaS vs on Premise (déployé sur site), nus vous proposons de télécharger notre grille de comparaison.